Die bewusste Sitzungs-Moderation und anderer Formen des Austauschs sichert die gleichberechtigte Mitwirkung aller Mitglieder und dadurch ihre Möglichkeit zur engagierten Teilnahme. Der:die Moderator:in unterstützt die Gruppe in der Verwirklichung ihres gewählten Vorgehens. Dabei bleibt die Verantwortung jeder:jedes Einzelnen bestehen, durch ihre verantwortungsvolle Mitwirkung zu einer gelingenden Interaktion beizutragen.
Sitzungs-Moderation
Die bewusste Moderation von Sitzungen sichert die gleichberechtigte Mitwirkung dadurch die Möglichkeit zur engagierten Teilnahme.
Inhaltsübersicht
How-To Sitzungs-Moderation
Definition
Moderation fasst die vorbereitenden und begleitenden Tätigkeiten zusammen, die dazu dienen, eine Gruppe durch den vereinbarten Ablauf ihrer Interaktion zu führen.
Zweck
Effektive Sitzungen und andere Formen des zielgerichteten Austauschs folgen einem klaren Ablauf, der unter den Teilnehmenden bekannt und vereinbart ist. Die Aufgabe der Moderation besteht darin, einen Rahmen und die nötige Anleitung zur Verfügung zu stellen, um die Interaktion durch diesen Ablauf zu führen. Dieses Mandat regelt die Zuständigkeit, eine angemessene Vorgehensweise zu identifizieren und unter den Teilnehmenden durchzusetzen. Dadurch schützt sie:er die gleichberechtigte Beteiligung sowie den wirksamen und wertschätzenden Gebrauch der wertvollen Zeit und Aufmerksamkeit aller Beteiligten.
Anwendung
Nahezu jede Interaktion zwischen Menschen wird in der einen oder anderen Form moderiert. Das geschieht oft unbewusst oder alternierend. Durch das bewusste Wahrnehmen dieser Rolle erhält die Gruppe die Möglichkeit, ihre Wirksamkeit zu stärken.
Abgrenzung
Die:der Moderator:in hat weder die Mittel noch einen Auftrag, eine verantwortungsvolle Mitwirkung anderer Gruppenmitglieder durchzusetzen. Ihr Mandat und ihre Macht kommen von der Gruppe und können jederzeit entzogen werden. Die Rollen der Gastgeberschaft sowie der Schriftführung sind nicht Teil der Moderation und werden idealerweise getrennt wahrgenommen.
Zu beachten
In herkömmlich geführten Sitzungen wird die Moderation oft durch die einladende, gegebenenfalls auch weisungsbefugte, Person wahrgenommen. Nicht selten ist sie auch inhaltlich verantwortlich und führt Protokoll. Wenn dann noch die allgemeine Zustimmung zum Vorgehen fehlt, erklärt sich hinreichend, warum viele Sitzungen als wenig ertragreich empfunden werden.
Sitzungs-Moderation – Schritt für Schritt
Eine Reihe von Werkzeugen und Hilfsmitteln unterstützen eine wirksame Moderation.
Vorbereitend
- Gemeinsame Entscheidungen können eine Vorbereitung durch die Teilnehmer:innen erfordern. Dies gilt besonders desto eher, je grösser die (empfundene) Tragweite der Entscheidung ist, wobei die Dauer und die nachträgliche Korrigierbarkeit entscheidende Faktoren sein können. Entsprechend stellt die Moderation sicher, dass die notwendigen Informationen rechtzeitig vor dem Treffen für alle Beteiligten verfügbar sind.
- Festlegen des Sitzungsablaufs. Sofern dies nicht aus dem Format einer (regelmässig stattfindenden) Sitzung ohnehin hervorgeht, plant die Moderation im Vorfeld den gemeinsamen Weg durch die Interaktion.
Während
- Mit der Eröffnung stellt die Moderation den Rahmen der Veranstaltung her. Dazu zählt das bewusste Ankommen der Teilnehmenden ebenso wie die praktische Verortung in Raum und Zeit.
- Die Klärung des Vorgehens sichert die Zustimmung der Gruppe zur Planung der Veranstaltung im Überblick.
- Mit einer trefflichen Erläuterung des jeweils bevorstehenden Schrittes gibt die Moderation Anleitung zur verantwortungsvollen Mitwirkung.
- Die Moderation sichert die Zuordnung und Einhaltung der verfügbaren Zeitfenster und somit einen zielgerichteten Einsatz der gemeinsamen Zeit.
- Währenddessen unterstützt die Moderation die Mitglieder der Gruppe darin, den Bezug ihrer Beiträge auf den aktuellen Vorgang sicherzustellen.
Im Nachgang
- Die Interaktion ist erst abgeschlossen, wenn die Ergebnisse bei den Teilnehmenden angekommen sind – sei es direkt aus der Zusammenkunft oder über eine nachträgliche Verteilung. Die Moderation stellt sicher, dass die
Hinweise
- Eine klare Abgrenzung zu späteren Schritten erleichtert die Fokussierung auf den nächsten Schritt im Vorgehen.
- Moderator:innen sind selten perfekt, und in der Regel nehmen sie als gleichberechtigte Mitglieder am Austausch teil. Aktive und passive Unterstützung durch die Gruppe sind erforderlich und erwünscht.
Hilfsmittel
- Der Sitzungsablauf hängt idealerweise für alle sichtbar als Plakat im Raum. Dadurch verfügen alle über dieselbe Information, selbst wenn der Plan im Verlauf der Interaktion angepasst werden sollte.
- Eine Sanduhr oder andere sichtbare Darstellung der verstreichenden Zeit hilft nicht nur bei der Zeiteinteilung, sondern auch als Erinnerung an alle, die eigenen Beiträge nicht ausufern zu lassen.
- Blöcke, Formulare und Anleitungskarten können allen Beteiligten dabei helfen, ihre Beiträge zu fokussieren.
- Beim Sprechen in Runden kann ein Redestück als sichtbares Symbol dafür genutzt werden, dass jemand das Wort an sich nimmt. Wer das Redestück hält, spricht; alle anderen hören zu.
- Erfahrene Moderator:innen zeichnen sich erkennbar dadurch aus, für jede geplante oder spontane Äusserung eine prägnante Formulierung präsent zu haben. Einen solchen Phrasen-Fundus kann man sich schrittweise erarbeiten und mithilfe bestehender Listen anreichern.
Handlungsmuster
- Ankommen / Check-in
- Sprechen in Runden
- Verantwortungsvolle Mitwirkung
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